Płacisz za Microsoft 365, ale zespół używa głównie poczty i Excela? Pokażę Ci, jak sprawdzić wykorzystanie licencji i policzyć możliwe oszczędności. Bez zgadywania, że każda firma traci taką samą kwotę.
Za co tak naprawdę płacisz w Microsoft 365?
Typowy plan Microsoft 365 dla firm to poczta, kalendarze, dysk w chmurze, wideokonferencje, automatyzacje i wersjonowanie plików. W większości firm 10-50 osób, które widzę od środka, rusza się z tego dokładnie dwa elementy: Outlook i Excel.
Do tego dostajesz rzeczy, o których wielu właścicieli nigdy nie słyszało. Wersjonowanie plików, czyli automatyczne zapisywanie kolejnych wersji dokumentu. Automatyzacje, które same przypominają o terminach i składają proste raporty. Całość siedzi w abonamencie, który i tak odnawia się co miesiąc.
Ta świadomość przychodzi zwykle z fakturą. Otwierasz ją, widzisz kwotę i łapiesz się za głowę, bo nie umiesz powiedzieć, za co właściwie płacisz.
To trochę jak abonament Spotify, na którym słuchasz wyłącznie jednej płyty Krzysztofa Krawczyka. Płacisz za miliony utworów, a w kółko grasz „Parostatek". Albo jak kaseta w starym jamniku, której nikt nigdy nie przewrócił na stronę B, bo nikt nie wie, że strona B istnieje.
Słyszę to od właścicieli regularnie: „Płacę co miesiąc za ten Microsoft, ale tak naprawdę to tylko poczta i Excel. Reszta to jakieś ikony, których nikt nie rusza."
Problem w tym, że te ikony to nie ozdobniki. To narzędzia, za które co miesiąc idzie konkretna kwota z konta firmy.
Ile kosztują niewykorzystane licencje M365?
To zależy od planów, liczby kont i tego, czego ludzie potrzebują do pracy. Sam brak aktywności w jednej aplikacji nie znaczy jeszcze, że licencja jest zbędna.
Rozdziel trzy rzeczy:
| Co sprawdzasz | Jak to policzyć |
|---|---|
| Zbędne konta i za drogie plany | Koszt kont do wyłączenia oraz różnica cen planów po sprawdzeniu potrzeb |
| Ręczne raporty i zestawienia | Czas pracy nad raportami razy koszt godziny pracy |
| Szukanie dokumentów | Zmierzony czas szukania razy liczba osób i koszt ich godziny |
Oszczędność na abonamencie to pieniądze, które mogą przestać wychodzić z konta. Odzyskany czas to coś innego: nie dopisuj go automatycznie do oszczędności gotówkowych. Najpierw sprawdź, co zespół będzie mógł dzięki niemu zrobić.
Jak sprawdzić, które licencje i funkcje leżą odłogiem?
Dasz radę to zrobić w kwadrans, bez wzywania informatyka. Wystarczy dostęp do centrum administracyjnego Microsoftu.
- Zaloguj się do centrum administracyjnego Microsoft 365 pod adresem admin.microsoft.com. Potrzebujesz konta z uprawnieniami administratora.
- Wejdź w raporty, a tam w sekcję użycia. Zobaczysz, którzy użytkownicy w ogóle logują się do poszczególnych aplikacji.
- Sprawdź, ilu ludzi ma aktywność wyłącznie w poczcie. To punkt wyjścia do rozmowy o potrzebach, nie automatyczna lista do obniżenia planu.
- Zajrzyj do statystyk narzędzi do współpracy. Jeśli nikt nie otwiera współdzielonych dysków ani wideokonferencji, płacisz za puste biurko.
Nie chce Ci się klikać po panelu? Policz to w naszym kalkulatorze. Wpisujesz liczbę osób i plan, a dostajesz kwotę, która leży odłogiem.
Cztery scenariusze odzyskania tych pieniędzy
1. Obniż plan tam, gdzie wystarczy tańszy
Nie każdy w firmie potrzebuje tego samego planu. Księgowa, która pracuje w poczcie i programie księgowym, zużywa mniej niż kierownik sprzedaży żyjący na wideokonferencjach. Przed zmianą sprawdź też potrzebne zabezpieczenia, funkcje i warunki licencji. Raport użycia nie pokazuje wszystkich tych zależności.
2. Uruchom to, za co już płacisz, zamiast dokupować nowe narzędzia
Zanim kupisz osobne narzędzie do wideokonferencji albo kolejny dysk w chmurze od innego dostawcy, sprawdź, co już masz w abonamencie. Wyobraź sobie taką sytuację: dokumenty fruwają mailem między działami, a w opłaconym planie leży współdzielony dysk z wersjonowaniem, którego nikt nie włączył.
3. Zrób audyt licencji z raportem optymalizacji
Audyt pokazuje, które konta i plany odpowiadają rzeczywistej pracy zespołu. Wynik zależy od Twojej konfiguracji, więc nie obiecam Ci kwoty przed sprawdzeniem. Sporo rzeczy sprawdzisz też samodzielnie. Pobierz checklistę 20 punktów audytu M365 i sprawdź sam, zanim zapłacisz komukolwiek.
4. Policz, czy zmiana się opłaci
Nie zmieniaj planów ani nie kupuj niczego, zanim nie policzysz zwrotu. Zasada jest prosta: najpierw kwota, którą tracisz, potem koszt naprawy, na końcu decyzja. W tej kolejności. Każdy, kto proponuje Ci wdrożenie bez pokazania tych liczb, sprzedaje w ciemno.
„Po co mi E3, jak używamy tylko poczty i Worda": czyli co odpowiadam właścicielom
To zdanie słyszę często i rozumiem je lepiej, niż Ci się wydaje. Płacisz sporą kwotę co miesiąc, otwierasz panel, widzisz kilkadziesiąt ikon i żadna nie brzmi znajomo. Naturalna reakcja: chcę tańszy pakiet i mieć spokój.
Odpowiadam wtedy tak: nie kupujesz nowego oprogramowania, bo już je masz. Pytanie brzmi, czy taniej będzie zejść do mniejszego planu, czy w końcu używać tego, za co płacisz. Zwykle najpierw liczymy jedno i drugie, a potem decydujesz. Czasem wygrywa tańszy plan i też jest dobrze. Ważne, żeby decyzję podejmować na liczbach, a nie na irytacji z faktury.
Ten wzorzec powtarza się od lat. Kiedyś firmy kupowały wielkie pakiety biurowe w pudełkach i używały z nich wyłącznie poczty. Dziś kupują abonamenty w chmurze i używają z nich poczty. Zmieniła się technologia, nawyk został ten sam.
Jeśli wolisz policzyć to na żywo, na darmowym audycie pokazuję to z konkretnymi kwotami z Twojej firmy.
Policz swoje: kalkulator strat
Kalkulator na mejlo.pl liczy dokładnie to, o czym pisałem wyżej. Wpisujesz wielkość zespołu i plan licencji, a dostajesz dwie liczby: szacunek miesięczny i roczny według założeń kalkulatora. To punkt wyjścia, nie wynik audytu Twoich kont. Zajmuje to kwadrans, jest darmowy i nie musisz umawiać się na żadną rozmowę.
Wynik możesz wydrukować i położyć na biurku przy kolejnej rozmowie z informatykiem albo zewnętrzną firmą IT. Konkretna kwota rozmawia lepiej niż narzekanie na fakturę.
Sprawdź, ile tracisz na M365, którego nie używasz
A jak wyjdzie Ci kwota, przy której przełkniesz ślinę, to pogadamy. Daj znać.