Firma 25-osobowa, która z Microsoft 365 używa tylko poczty i Excela, przepłaca na samych licencjach 200–500 PLN miesięcznie. I to jest najmniejsza z strat. Pokażę Ci, jak w kwadrans sprawdzić, za co tak naprawdę płacisz, i co zrobić, żeby te pieniądze zaczęły pracować na Twoją firmę.
Za co tak naprawdę płacisz w Microsoft 365?
Typowy plan Microsoft 365 dla firm to poczta, kalendarze, dysk w chmurze, wideokonferencje, automatyzacje i wersjonowanie plików. W większości firm 10–50 osób, które widzę od środka, rusza się z tego dokładnie dwa elementy: Outlook i Excel.
Do tego dostajesz rzeczy, o których wielu właścicieli nigdy nie słyszało. Wersjonowanie plików, czyli automatyczne zapisywanie kolejnych wersji dokumentu. Automatyzacje, które same przypominają o terminach i składają proste raporty. Całość siedzi w abonamencie, który i tak odnawia się co miesiąc.
Ta świadomość przychodzi zwykle z fakturą. Otwierasz ją, widzisz kwotę i łapiesz się za głowę, bo nie umiesz powiedzieć, za co właściwie płacisz.
To trochę jak abonament Spotify, na którym słuchasz wyłącznie jednej płyty Krzysztofa Krawczyka. Płacisz za miliony utworów, a w kółko grasz „Parostatek". Albo jak kaseta w starym jamniku, której nikt nigdy nie przewrócił na stronę B, bo nikt nie wie, że strona B istnieje.
Słyszę to od właścicieli regularnie: „Płacę co miesiąc za ten Microsoft, ale tak naprawdę to tylko poczta i Excel. Reszta to jakieś ikony, których nikt nie rusza."
Problem w tym, że te ikony to nie ozdobniki. To narzędzia, za które co miesiąc idzie konkretna kwota z konta firmy.
Ile kosztują niewykorzystane licencje M365?
Sama nadpłata na licencjach to 200–500 PLN miesięcznie, czyli 2 400–6 000 PLN rocznie. Ale licencje to wierzchołek. Gdy doliczysz czas zespołu, robi się poważniej:
| Co marnujesz | Skala w firmie 25-osobowej | Roczny koszt |
|---|---|---|
| Niewykorzystane funkcje M365 | 200–500 PLN nadpłaty miesięcznie | 2 400–6 000 PLN |
| Ręczne raporty i zestawienia | ok. 5 godzin tygodniowo | ok. 26 000 PLN |
| Szukanie dokumentów | ok. 30 minut dziennie na osobę | ok. 45 000 PLN |
Dolne pasmo to 73 000 PLN rocznie. Bez żadnej awarii, bez wycieku danych, po prostu cicha strata dziejąca się co miesiąc. To nie są liczby z folderu reklamowego. Pochodzą z raportów Sharp Europe i ESET za 2025 rok.
[GRAFIKA DO ZROBIENIA: ta sama tabela strat jako obraz. Tekst alternatywny: „Tabela strat firmy 25-osobowej z niewykorzystanym Microsoft 365: nadpłata licencji, ręczne raporty i szukanie dokumentów to minimum 73 000 PLN rocznie".]
Jak sprawdzić, które licencje i funkcje leżą odłogiem?
Dasz radę to zrobić w kwadrans, bez wzywania informatyka. Wystarczy dostęp do centrum administracyjnego Microsoftu.
- Zaloguj się do centrum administracyjnego Microsoft 365 pod adresem admin.microsoft.com. Potrzebujesz konta z uprawnieniami administratora.
- Wejdź w raporty, a tam w sekcję użycia. Zobaczysz, którzy użytkownicy w ogóle logują się do poszczególnych aplikacji.
- Sprawdź, ilu ludzi ma aktywność wyłącznie w poczcie. To Twoi kandydaci do tańszego planu albo do krótkiego przeszkolenia.
- Zajrzyj do statystyk narzędzi do współpracy. Jeśli nikt nie otwiera współdzielonych dysków ani wideokonferencji, płacisz za puste biurko.
Nie chce Ci się klikać po panelu? Policz to w naszym kalkulatorze. Wpisujesz liczbę osób i plan, a dostajesz kwotę, która leży odłogiem.
Cztery scenariusze odzyskania tych pieniędzy
1. Obniż plan tam, gdzie wystarczy tańszy
Nie każdy w firmie potrzebuje tego samego planu. Księgowa, która pracuje w poczcie i programie księgowym, zużywa mniej niż kierownik sprzedaży żyjący na wideokonferencjach. Plany różnią się zakresem i ceną, więc dopasowanie ich do realnej pracy to najszybsza oszczędność bez żadnej zmiany nawyków zespołu.
2. Uruchom to, za co już płacisz, zamiast dokupować nowe narzędzia
Zanim kupisz osobne narzędzie do wideokonferencji albo kolejny dysk w chmurze od innego dostawcy, sprawdź, co już masz w abonamencie. Klasyczny przykład z firm z researchu persony: dokumenty fruwają mailem między działami, a w opłaconym planie leży współdzielony dysk z wersjonowaniem, którego nikt nie włączył.
3. Zrób audyt licencji z raportem optymalizacji
Porządny audyt licencji w firmie 20-osobowej zwykle znajduje 200–500 PLN oszczędności miesięcznie. To element mojego pakietu STANDARD, ale sporo sprawdzisz też samodzielnie. Pobierz checklistę 20 punktów audytu M365 i sprawdź sam, zanim zapłacisz komukolwiek.
4. Policz ROI przed jakimkolwiek ruchem
Nie zmieniaj planów ani nie kupuj niczego, zanim nie policzysz zwrotu. Zasada jest prosta: najpierw kwota, którą tracisz, potem koszt naprawy, na końcu decyzja. W tej kolejności. Każdy, kto proponuje Ci wdrożenie bez pokazania tych liczb, sprzedaje w ciemno.
„Po co mi E3, jak używamy tylko poczty i Worda" — czyli co odpowiadam właścicielom
To zdanie słyszę często i rozumiem je lepiej, niż Ci się wydaje. Płacisz sporą kwotę co miesiąc, otwierasz panel, widzisz kilkadziesiąt ikon i żadna nie brzmi znajomo. Naturalna reakcja: chcę tańszy pakiet i mieć spokój.
Odpowiadam wtedy tak: nie kupujesz nowego oprogramowania, bo już je masz. Pytanie brzmi, czy taniej będzie zejść do mniejszego planu, czy w końcu używać tego, za co płacisz. Zwykle najpierw liczymy jedno i drugie, a potem decydujesz. Czasem wygrywa tańszy plan i też jest dobrze. Ważne, żeby decyzję podejmować na liczbach, a nie na irytacji z faktury.
Ten wzorzec powtarza się od lat. Kiedyś firmy kupowały wielkie pakiety biurowe w pudełkach i używały z nich wyłącznie poczty. Dziś kupują abonamenty w chmurze i używają z nich poczty. Zmieniła się technologia, nawyk został ten sam.
Jeśli wolisz policzyć to na żywo, na darmowym audycie pokazuję to z konkretnymi kwotami z Twojej firmy.
Policz swoje: kalkulator strat
Kalkulator na mejlo.pl liczy dokładnie to, o czym pisałem wyżej. Wpisujesz wielkość zespołu i plan licencji, a dostajesz dwie liczby: ile przepłacasz miesięcznie i ile to daje w skali roku. Zajmuje to kwadrans, jest darmowy i nie musisz umawiać się na żadną rozmowę.
Wynik możesz wydrukować i położyć na biurku przy kolejnej rozmowie z informatykiem albo zewnętrzną firmą IT. Konkretna kwota rozmawia lepiej niż narzekanie na fakturę.
Sprawdź, ile tracisz na M365, którego nie używasz
A jak wyjdzie Ci kwota, przy której przełkniesz ślinę, to pogadamy. Daj znać.
P.S. Swaya dziś świadomie pomijam.